Casi todas las conversaciones que tenemos empiezan igual: alguien necesita software y pregunta cuánto sale. La respuesta honesta es que depende de una decisión previa que casi nadie toma de forma explícita, y es en qué modalidad se va a trabajar. No es un detalle administrativo. Cambia quién decide, quién asume el riesgo y qué pasa el día que el proyecto se mueve de lugar.
Qué es cada una, sin el folleto
Fábrica de software significa que vos encargás un resultado y nosotros nos hacemos cargo de producirlo. Definimos el alcance juntos, lo escribimos, le ponemos precio y lo entregamos por etapas. Vos comprás un sistema terminado, no horas de nadie.
Equipo dedicado significa que vos comprás capacidad de ingeniería: una cantidad de personas trabajando full-time sobre tus prioridades, con un líder técnico que responde por la calidad. El backlog lo manejás vos. Lo que se entrega cada mes depende de lo que hayas priorizado ese mes.
La diferencia no es el tipo de gente ni el método de trabajo, que son los mismos. Es dónde queda parada la responsabilidad.
La pregunta que decide: ¿el alcance está definido?
Si podés escribir en una página qué tiene que hacer el sistema, para quién y con qué datos, entonces tenés un proyecto y conviene un proyecto cerrado. Sabés qué recibís y cuánto cuesta antes de que se escriba la primera línea, y si la estimación sale mal el problema es del proveedor.
Si en cambio lo que tenés es una dirección —"queremos digitalizar la operación", "hay que sacar las planillas del medio"— eso todavía no es un proyecto. Cotizarlo cerrado tiene dos salidas posibles y ninguna es buena: o el proveedor le carga el riesgo al precio y pagás de más, o cotiza barato y a los dos meses empiezan las discusiones sobre qué estaba incluido.
Quién prioriza
Esta es la parte que más problemas trae después, porque se nota recién cuando el proyecto está en marcha.
En un proyecto cerrado, la prioridad la fijó el alcance que firmaron los dos. Si a mitad de camino querés meter algo nuevo, se estima aparte y decidís si entra. Es rígido a propósito: esa rigidez es lo que permite sostener el precio.
En un equipo dedicado, la prioridad la fijás vos, cada semana. Es muchísimo más flexible y tiene una contrapartida que conviene saber de antemano: si nadie de tu lado se sienta a priorizar, el equipo se queda sin rumbo y el mes se va en trabajo de bajo impacto. Un equipo dedicado sin un dueño de producto del lado del cliente rinde la mitad.
Dónde queda el riesgo
En un proyecto cerrado el riesgo de estimación es del proveedor. Si calculamos ocho semanas y son trece, las cinco extra las pone la fábrica. Por eso el trabajo de escribir el alcance es tan detallado: ahí es donde se define cuánto riesgo se está asumiendo.
En un equipo dedicado el riesgo es tuyo, porque pagás por tiempo. A cambio tenés visibilidad total: ves el avance todas las semanas y podés cortar con un mes de aviso.
No hay una modalidad más barata que la otra. Hay una que es más previsible y otra que es más flexible, y cada una se paga con la moneda de la otra.
Los tres errores que vemos seguido
- Cotizar cerrado algo que no está definido. Termina en una discusión sobre el alcance justo cuando el sistema está por salir a producción, que es el peor momento posible.
- Contratar un equipo dedicado para algo acotado. Si el trabajo tiene principio y fin claros, pagás flexibilidad que no vas a usar.
- Cambiar de modalidad sin cambiar de cabeza. Pasar a equipo dedicado y seguir esperando que el proveedor se haga cargo del resultado como en un proyecto cerrado. Son dos contratos distintos y dos formas distintas de trabajar.
Cómo decidir en dos minutos
Elegí proyecto cerrado si podés describir el resultado, hay una fecha que importa y tu equipo no va a tener tiempo de seguir el día a día.
Elegí equipo dedicado si el trabajo no se termina nunca —un producto propio, un sistema que evoluciona con el negocio—, si las prioridades cambian seguido, o si contratar gente adentro te lleva meses que no tenés.
Y si tenés las dos cosas, que es lo más común, se combinan: un proyecto cerrado para construir el sistema nuevo y una bolsa de horas en paralelo para sostener el viejo mientras tanto.
Si ya elegiste mal
Se puede corregir, y cuanto antes menos duele. El cambio más habitual es de proyecto cerrado a bolsa de horas cuando el sistema ya está en producción y lo que queda es mantenimiento. El menos habitual, y el más caro, es descubrir a los seis meses que el equipo dedicado nunca tuvo quién le priorizara el trabajo.